2.Alamat Organisasi ; Jalan Basuki rahmat kab.Tuban,Jawa Timur
3.Usaha Utama ; Bidang Persewaan
4. Jelaskan Proses Bisnis Organisasi (jelaskan masih manual atau sudah komputerisasi)?
Istana Disc bergerak dalam bidang persewaan kaset dvd/cd dan merupakan rental terbesar di kabupaten tuban. Istana Disc baru memakai komputerisasi pada tahun 2009 dengan mengggunakan system database.
Berikut ini merupakan perancangan system basisdata :
Data member (anggota) dalam hal ini adalah konsumen dari penyewaan kaset VCD/DVD merupakan masyarakat luas yang mendaftarkan diri terlebih dahulu dengan menyerahkan identitas diri dan juga bukti setoran atau pendapatan (slip gaji, pembayaran rekening listrik, dll).
Untuk keterlambatan pengembalian kaset diberikan sanksi yang berupa denda, yang dihitung perhari setelah melewati batas tanggal pengembalian buku. Satu hari keterlambatan pengembalian harus membayar denda Rp 1.000,- perkaset, jika lebih dari satu hari maka dihitung Rp 1.000,- dikalikan dengan jumlah hari keterlambatan pengembalian perbuku .
Harga sewa VCD adalah Rp 3.000,- perkaset, sedangkan DVD Rp 4.000,-. Peminjaman minimal 4 kaset mendapat potongan 10%. Bagi yang berulang tahun, mendapat potongan 10% berapapun orang tersebut meminjam kaset. Pengembalian kaset 4 hari.
Khusus untuk data anggota hanya data orang-orang yang telah mendaftarkan diri sebelumnya, diluar itu tidak diperkenankan sama sekali untuk menyewa kaset VCD/DVD.
Sedangkan untuk laporan peminjam, peminjam dibagi menjadi dua yakni peminjam aktif dan peminjam pasif. Peminjam aktif adalah anggota (member) yang setidaknya meminjam minimal 2 buah kaset per bulan, sedangkan peminjam pasif adalah anggota yang meminjam kaset kurang dari 2 buah kaset per bulan atau tidak sama sekali.Tentang Sytem
Petugas rental VCD/DVD dibanyak tempat rental selama ini seringkali menggunakan buku dan jurnal-jurnal untuk mencatat semua transaksi penyewaan yang ada. Karena terbatasnya sarana yang ada maka adanya sistem komputer sangat dibutuhkan. Sistem komputer ini meliputi sistem informasi penyewaan, misalnya untuk melakukan pencatatan transaksi petugas rental hanya perlu memasukkan data-data yang diperlukan dalam suatu basis data dan menyimpannya.
Sistem pencatatan transaksi kaset film yang dilakukan secara manual berlangsung lama dan butuh ketelitian, karena anggota (member) rental berjumlah sangat banyak.Sedangkan petugas ingin sesuatu yang serba praktis dan cepat.
Analisis sistem penyewaan kaset VCD/DVD terdiri dari tiga tahap yaitu pengumpulan data yang diperlukan melalui survei, permasalahan yang dihadapi pada pemakaian sistem yang telah ada dan pemecahan masalah dengan sistem baru. Adapun tahap-tahapnya adalah :
· Survei
Survei dilakukan dengan mendatangi rental-rental VCD/DVD yang masih menggunakan siste manual yakni dengan meminta data pada petugas rental tentang sistem administrasi penyewaan yang selama ini dipakai dan mewawancarai petugas tentang jalannya sistem penyewaan yang ada. Survei juga meliputi penelitian terhadap keadaan rental. Penelitian yang dilakukan adalah dengan mengamati cara pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas rental dalam melayani anggota (member) yang melakukan transaksi penyewaan kaset. Sedangkan data yang diberikan oleh petugas perpustakaan meliputi, data sistem penyewaan kaset, data sistem pengembalian kaset, dan data dari sistem lain yang berlaku di rental VCD/DVD yang bersangkutan yang berlaku pada saat itu.
Sistem yang ada di rental tersebut baru meliputi sistem penyewaan kaset, sistem pengembalian kaset dan sistem pemesanan kaset. Sistem penyewaan dimulai bila seorang anggota / pelanggan rental membawa kaset yang ingin disewanya ke petugas rental untuk dicatat sebagai transaksi penyewaan kaset, petugas rental akan mencatat kode kaset, judul kaset, nomor anggota dari member, tanggal penyewaan dan tanggal pengembalian kaset kemudian menyimpannya sebagai arsip penyewaan. Sistem pengembalian kaset dapat dilakukan bila member mengembalian kaset yang telah disewanya. Pengembalian tidak dicatat lagi sebagai transaksi, melainkan hanya mencoret transaksi penyewaan. Dari catatan transaksi penyewaan inilah petugas rental mengetahui apakah pengembalian kaset itu melebihi batas waktu yang ditentukan, jika melebihi batas waku yang telah ditentukan maka penyewa akan dikenai denda. Selain kedua sistem tersebut terdapat juga sistem pemesanan kaset. Sistem ini ditujukkan untuk anggota yang ingin menyewa kaset tetapi kaset yang dimaksud sedang disewa oleh orang lain.
· Permasalahan yang dihadapi pada pemakaian sistem yang telah ada
Sistem yang selama ini dipakai ternyata tidak efisien untuk pembuatan laporan dan kurang terjaga keamanannya. Jika petugas rental ingin membuat laporan maka arsip yang ada harus dikumpulkan dan dicatat satu persatu, tentu saja hal ini membuat petugas rental harus meluangkan waktu lebih banyak untuk pengerjaan tugas ini.
· Pemecahan masalah dengan sistem baru
Permasalahan yang ada dapat diatasi dengan sistem baru yaiu sistem komputer. Jadi setiap transaksi yang terjadi, data kaset yang ada dan data anggota / member yang ada disimpan dalam suatu database. Laporan yang dibutuhkan akan ditampilkan secara otomatis tanpa harus menghitung secara manual lagi. Serta laporan tersimpan rapi, resiko kehilangan data lebih kecil lagi, serta jumlah pekerja yang dibutuhkan tidak sebanyak ketika semua proses yang dikerjakan oleh petugas dilakukan secara manual.
· Struktur organisasi rental VCD/DVD secara umum:
Koordinator
↓
Karyawan
↓
Petugas
Peran :
a. Koordinator
Mengawasi anggota, memeriksa laporan bulanan, menyediakan kaset baru, dan menentukan tujuan kedepan.
b. Petugas
Melayani pelanggan, merawat kaset, merekap laporan keuangan dan ikut menjaga kelangsungan rental.
Tabel Analisis Sistem
| JENIS ANALISIS | KELEMAHAN SISTEM LAMA | SISTEM YANG DIAJUKAN |
| Performance ( kinerja ) : Kemampuan menyelesaikan tugas (jumlah produksi) dlm jangka waktu tertentu | Sistem pendataan penyewaan, baik pencatatan data penyewa, transaksi penyewaan dan pembayaran secara manual berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pendataannya. Selain itu pendataan secara manual akan memakan waktu lama yang tidak menentu. | Sistem berbasis komputer, yaitu mengunakan prangkat lunak untuk proses pendataan penyewaan, meminimalisir terjadinya kesalahan dalam data penyewa, transaksi penyewaan / pengembalian, transaksi pembayaran serta dapat secara otomatis mengukur ketepatan tenggal pengembalian vcd, sehingga dapat diterapkannya aturan seperti denda keterlambatan, sehingga kerugianpun dapat terminimalisirkan. |
| Information: Analisis laporan-laporan yg digunakan untuk menghasilkan informasi bagi manajemen dlm pengambilan keputusan. | Sistem yang dilakukan secara manual sangat memperlambat proses transaksi sehingga aliran informasipun sangat lama. | Teknologi berbasis komputer menjadikan proses informasi berlangsung cepat. |
| Economic: penilaian dampak sistem baru terhadap pengurangan biaya dan keuntungan yg akan didapatkan oleh perusahaan. | Dalam waktu yang panjang memungkinkan terjadinya kerugian yang sangat besar, karena tidak terkontrolnya data – data penyewa & transaksi penyewaan / pengembalian, sehingga memungkinkan sekali adanya vcd yang tidak kembali. Begitu pula data keterlambatan dll, yang memungkinkan kerugian besar karena tdak berlakunya denda atau sangsi. | Dalam jangka pendek biaya yg dikeluarkan cukup besar. Tetapi untuk jangka panjang lebih sedikit karena hanya mengeluarkan biaya perawatan komputer. Kita mampu mengontrol arus pinjam, kembali vcd dllnya dengan baik sehingga akan menghasillkan keuntungan yang lebih. |
| Control: kontrol dilaksanakan untuk meningkat kinerja sistem, mendeteksi kesalahan, menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan | Sistem penyewaan vcd secara manual akan sulit terkontrol karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar. | Sistem berbasis komputer dapat memudahkan kontrol sehingga dpt menekan terjadinya kesalahan. |
| Eficiency: analisis proses agar dapat menghasilkan output yg diharapkan dengan pemborosan seminimal mungkin. | Sistem penyewaan vcd secara manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual | Sistem berbasis komputer lebih efisien karena dokumentasi dilakukan secara otomatis. |
| Services: analisis pelayanan agar terjadi peningkatan pelayanan yg lebih baik. | Pelayanan kpd pelanggan akan terasa kurang optimal, karena dengan sistem yang berjalan sekarang pelanggan masih mengalami antri lama untuk proses penyewaan / pengembalian dan pembayaran karena prosesnya dilakukan manual. | Pelayanan lebih singkat karena pemrosesan dilakukan oleh komputer, sehingga pelanggan memiliki waktu yang lebih longgar untuk hal lain, kepentingannya sendiri. |
2.2. Batasan-batasan Sistem
Dalam permasalahan yang timbul di dalam sistem ini merupakan gabungan antara maksud dari teknik pelaporan dan masalah yang ditimbulkan,dari tujuan yang mengacu pada sistem rental VCD/DVD dan memberikan pengaruh persepsi tentang kemudahan sikap dan kebiasaan masyarakat dalam memperoleh sumber hiburan yang layak dan dapat dilakuakn dengan mudah, disamping itu secara umum memberikan gambaran batasan tentang :
· Bagaimana sistem ini bekerja? dan proses yang terjadi?
· Bagaimana para pelangan/member dapat menyewa, memesan dan mengembalikan kaset di rental?
· Bagaimana pemilik rental mengetahui tingkat perkembangan usahanya secara periodik?
· Bagaimana ER-D dan skema yang terjadi antar member dengan petugas?
Batasan mengenai sistem ini meliputi hal yang di atas, sebagian besar hal ini banyak menunjuk kearah peminjaman, penelitian pun perlu dilakukan supaya terarah dan tepat pada sasaran.
Selain itu ruang lingkup sistem yang dijadikan objek
· Level
Sistem yang nanti akan merawat kami jadikan objek adalah merupakan knowledge-level system, mendukung pekerja organisasi yang bekerja pada bagian data dan knowledge. Tujuan dari knowledge-level system adalah untuk membantu perusahaan untuk mengintegrasikan adanya knowledge baru kedalam perusahaan dan membantu organisasi untuk mengendalikan aliran dokumen dalam perusahaan.
· Fungsi
Sedangkan fungsi dari sistem yang akan dibuat adalah untuk membantu perusahaan mengintegrasikan adanya knowledge baru kedalam perusahaan dan membantu organisasi untuk mengendalikan aliran dokumen dalam perusahaan.
2.3. Bentuk-bentuk laporan
Laporan-laporan yang ada dalam suatu rental VCD/DVD yakni terdiri dari:
· Laporan Penyewaan
· Laporan data member
· Laporan data VCD/DVD
· Laporan data karyawan
Seluruh laporan tersebut dibuat secara rutin dengan jangka waktu:
· Laporan data harian
· Laporan data mingguan
· Laporan data tahunan
5. Dalam Ranah Aplikasi Database termasuk kelompok yang mana ? Jelaskan mengapa !
Menggunakan ranah aplikasi database personal computer database karena dalam perusahaan ini system database tidak saling berhubungan dengan departemen lain.
6. Jika anda diminta mengembangkan sistemnya, apa yang akan anda lakukan !
Karena dalam proses ini masih untuk memasukan data masih input manual mungkin bisa di gunakan dengan system otomatis registrasi pada mesin dengan tampilan sederhana dan mudah dipahami dengan banyak sekali fitur bantuan yang memungkinkan pengguna mampu melakukan pengisian dengan benar meskipun orang awam.
7. Jika anda menggunakan literatur sebagai sumber jawaban, sertakan di halaman terakhir tentang Daftar Pustaka
www.software-id.com
www.docstoc.com
